Após uma ampla reforma e readequação estrutural, foi reinaugurado oficialmente na manhã desta quarta-feira (24), o prédio que abriga as instalações do Arquivo Público Municipal (APM), leva o nome do saudoso Professor Arnoldo Beber.

Criado ainda em 2006 e instalado em um prédio simples e com instalações reduzidas, o Arquivo Público Municipal, localizado na avenida Amazonas 1.757 Centro B, não oferecia condições de guardar os documentos oficiais de rotina da administração municipal.

Então em 2019, a gestão do prefeito José Carlos do Pátio, se debruçou sobre o problema, efetuou estudos do que seria necessário para a institucionalização, efetivação e readequação física e estrutural do órgão, criando uma lei específica (Lei 10.301/ 2019) do SISMARQ – Sistema Municipal de Arquivo, que especificava seu funcionamento, propósito e atribuições, dando legalidade ao seu trabalho e atuação junto a administração municipal. 

Após esse fato, foi necessária a contratação de servidores qualificados como, arquivistas e biblioteconomistas, para catalogar, organizar, digitalizar e salvaguardar o acervo permanente e a documentação oficial das secretarias municipais. E, como órgão gestor documental, ele administra arquivando toda a rotina administrativa de todas as secretarias do município. 

ACERVO DOCUMENTAL

Conforme informações da biblioteconomista, Kathia Luise Monteiro Elias, estima-se que apenas no prédio do APM tenha em seu acervo documental cerca de 13 mil caixas arquivos de documentos do município e em algumas secretarias como da Saúde e Educação tenham mais de 30 mil caixas, muitas delas com mais de 300 documentos. Toda essa documentação está sendo paulatinamente, catalogada, organizada e digitalizada para estar à disposição da população para consultas.

Mas o trabalho não se deu apenas ali, segundo Kathia Luise, foi necessário todo um trabalho de estudo para implantação do processo de informatização da rede administrativa e dos atos da gestão documental, através de programas digitais que processam e armazenam todas as ações administrativas da municipalidade, como: licitações, projetos de leis e decretos e pagamentos de pessoal entre outros.

Segundo o prefeito José Carlos do Pátio, todo esse trabalho de modernização e informatização, foi feito objetivando a valorização e transparência dos atos administrativos da gestão, através das secretarias meio, que por conta da gestão documental, resultam em mais segurança e transparência nos procedimentos administrativos, pois são armazenados na “nuvem digital”.

Pátio chegou a ressaltar que antes, o prédio do Arquivo Municipal, era um depósito de papel velho que ficava no chão empoeirado, sem nenhuma organização. E explicou: “hoje não; tudo aqui é catalogado, organizado e digitalizado, de forma que a população tenha onde procurar e como achar informações valiosas arquivadas com o apoio de técnicos, arquivistas, e biblioteconomistas”, pontuou.

O prefeito ainda explicou que muitos arquivos antigos com documentos do município, estão sendo catalogados, organizados e serão digitalizados para estarem disponíveis para consultas da população na forma digital.

Ele ainda destacou que o município tem se esmerado em fazer a sua parte, trabalhando na readequação da lei de Proteção de Dados, que inclusive, já se tornou referência para outros municípios do estado que querem se espelhar no modelo local. 

“A nossa gestão de arquivo e almoxarifado está se aprofundando cada vez mais através de um sistema de controle mais eficiente e mais adequado. E tudo isso, nós devemos ao Tribunal de Contas que nos orientou para que a gente fizesse uma gestão limpa, de qualidade e com mais transparência”, explicou.

Para realizar o trabalho de catalogação, organização e digitalização o Arquivo Público Municipal conta com quatro especialistas biblioteconomistas. São eles: Guilherme, Kathia Luise Monteiro Elias, Sandra Macedo e Juscilene Santos, além de outros servidores administrativos.

Fonte: Prefeitura de Rondonópolis